Wolkige Aussichten für Steuerberater?

Cloud-Lösungen auf dem Prüfstand

Sie ist seit Jahren beliebtes Thema vieler Branchenveranstaltungen: die Diskussion um die Cloud. Zahlreiche Steuerberater sind inzwischen begeisterte Nutzer, während eine fast ebenso große Zahl nach wie vor Bedenken gegenüber entsprechenden Angeboten hat. Für uns Grund genug, einen genaueren Blick auf die Cloud zu werfen.

Was ist die Cloud?

Wie bei vielen Diskussionen, gilt es zunächst einmal zu klären, was im Mittelpunkt allen Debattierens steht. In diesem Fall: Was genau ist die Cloud eigentlich? Die Antwort: Mit der digitalen Wolke ist nichts anderes als ein externes Rechenzentrum, das Firmen und Privatpersonen zu verschiedenen Zwecken nutzen, gemeint. Dabei haben sich drei unterschiedliche Anwendungsfelder entwickelt:

  • Infrastructure as a Service (IaaS): Bei dieser Form mieten Unternehmen technische Infrastruktur – häufig in Form von Speicherplatz oder Rechenleistung – in einem externen Rechenzentrum. So können sie je nach Bedarf schnell und flexibel IT-Ressourcen auf- oder abbauen und zahlen nur für Leistungen, die gerade benötigt werden.
  • Platform as a Service (PaaS): Dieses Modell ist an die Ansprüche von Entwicklern angepasst. Ihnen werden vom PaaS-Anbieter Entwicklungsumgebungen breitgestellt, auf denen sie neue Programme und Web-Applikationen entwickeln können.
  • Software as a Service (SaaS): Bei SaaS liegen einzelne Anwendungen oder sogar die gesamte Software auf den Servern im Rechenzentrum des Softwareanbieters. Der Zugriff durch den Nutzer – der die Software nicht mehr kauft, sondern nur noch mietet – erfolgt ganz einfach per Browser über das Internet. Der Vorteil: teure Infrastruktur mitsamt regelmäßigen Updates entfällt.

Steuerberatern bietet sich an, vor allem SaaS-Angebote mit all ihren Vorteilen näher ins Auge zu fassen. Mit diesen lagern sie ihre Arbeit in kleinerem oder größerem Umfang in die Cloud aus – je nach persönlichen Wünschen und Vorstellungen. Was das genau bedeutet, zeigen wir Ihnen im Folgenden anhand zweier Möglichkeiten.

Mit der kompletten Software in die Wolke

Cloud-Lösungen

Viele Hersteller bieten ihre Software dafür heute schon als sogenanntes Application Service Providing, kurz ASP, an. Dabei liegt die gesamte Software inklusive gespeicherten Daten auf den Servern im Rechenzentrum des Anbieters. Je nach Angebot besteht sogar die Möglichkeit, ganze Betriebssysteme mitsamt Software von Drittanbietern auf Servern zu lagern. Konkret bedeutet dies, neben der Steuersoftware auch Programme wie beispielsweise Microsoft Office unkompliziert über eine gesicherte Internetverbindung abzurufen.

Das bringt einige Vorteile mit sich. Installation und Wartung – das heißt Administration der Software, Sicherheitsvorkehrungen, Datensicherungen und Updates – übernimmt der jeweilige Dienstleister. Der Steuerberater muss sich um diese Dinge nicht mehr kümmern. Außerdem können auch ältere PCs weiterhin verwendet werden, denn die Rechenleistung kommt von den Servern im Netz. Alles was kanzleiseitig gestellt werden muss, ist eine stabile Internetverbindung. Regelmäßiges, teures Aufrüsten der Hardware vor Ort ist nicht nötig.

Mandanten in der Cloud treffen

Auch Steuerberater, die ihre Software und Daten lieber auf dem eigenen Rechner in der Kanzlei haben, müssen nicht auf den Komfort moderner digitaler Lösungen verzichten. Schließlich bietet sich die Cloud als perfektes Tool für eine optimierte Zusammenarbeit mit den Mandanten an.

Der schnellste Weg in die Kanzlei führt über Glasfaserkabel. Darum profitieren sowohl Steuerberater als auch Mandanten, sobald der Dokumentenaustausch digital stattfindet. Alle buchführungsrelevanten Unterlagen sowie sonstigen Dokumente werden über das Rechenzentrum gesendet, mit automatischen Buchungsvorschlägen versehen und lassen sich direkt in der Software abrufen.

Auch das bringt mehrere Vorteile mit sich. Steuerberater sparen dank der Automatisierung von Standard-Arbeitsschritten jede Menge Zeit. Mandanten profitieren gleichzeitig von einer zeitnahen Buchführung und damit einhergehenden, schnelleren Auswertungen, die sie von überall mobil abrufen. Die Verknüpfung aller Belege mit dem jeweiligen Buchungssatz gewährt eine bessere Nachvollziehbarkeit und mehr Revisionssicherheit. Außerdem können beide Seiten gleichzeitig mit den Belegen arbeiten, da die Originale beim Mandanten verbleiben.

Herausforderungen für Steuerberater

Erst der Aufwand, dann das Vergnügen – das gilt fürs Leben und auch für Clouddienste. Aber: Bange machen gilt nicht. Denn der Implementierungsaufwand ist überschaubar und umfasst nur zwei Schwerpunkte.

  1. Die Eingewöhnungsphase: Neue Arbeitsabläufe und Anwendungen wollen kennengelernt werden. Nutzen Steuerberater Cloudangebote des bisherigen Softwareanbieters, gelingt die Eingewöhnung erfahrungsgemäß recht schnell. Zusätzlich benötigen auch einige Anwendungen eine eigene Lernphase – beispielsweise ein Kontoauszugs-Manager. Eingelesene Kontobewegungen werden hier zu Beginn händisch zugeordnet, bis das Programm mit genügend Informationen „gefüttert“ wurde, um automatische Buchungsvorschläge mit minimaler Fehlerquote zu generieren.
  2. Die Überzeugungsarbeit: Keine Cloudlösung funktioniert ohne die Mitarbeit von Mandanten. Damit diese sich auf die neuen Abläufe einlassen, müssen sie von den Vorteilen überzeugt werden. Sinnvollerweise nimmt man den Gang in die Cloud zuerst mit jenen Mandanten, die neuen Technologien gegenüber aufgeschlossen sind, in Angriff. Der restliche Mandantenstamm wird nachgeholt, sobald sich ein Gefühl für die neuen digitalen Prozesse eingestellt hat. Eins muss klar sein: Es lassen sich nie alle Mandanten überzeugen. Das ist normal, denn ein kleiner Teil wird weiterhin auf den Papierweg bestehen.

Sind die Daten sicher?

Beim Umgang mit sensiblen Mandantendaten steht Sicherheit an erster Stelle. Vor allem, wenn diese Daten auf Servern außerhalb der vier Bürowände gespeichert sind. Seriöse Anbieter gewähren die Sicherheit ihrer Clouddienste mit einem umfassenden Paket an Schutzmaßnahmen für alle Daten. Doch wie lassen sich professionelle Anbieter erkennen? Unser Autor Christian Ostermaier hat alle Punkte, auf die Steuerberater achten sollten, in einem Artikel ausführlich erörtert. Die wichtigsten Regeln:

  1. Standort des Rechenzentrums in Deutschland
  2. mehrstufiges Sicherheitssystem – kein Zugriff Unbefugter
  3. redundante Energieversorgung zur Ausfallabsicherung
  4. Verschlüsselung aller Daten bereits beim Mandanten bzw. Buchhalter
  5. Zertifikate sprechen für die Qualität des Anbieters

Fazit

Mehrarbeit oder Erleichterung? Beides. In der Anfangszeit erwartet Steuerberater ein gewisser Mehraufwand bis alle Prozesse eingespielt sind. Im Anschluss profitieren sie dafür langfristig. Denn sie gewinnen Zeit, sparen bei der IT-Infrastruktur und schonen die Nerven, da sich der Softwareanbieter um Updates und den reibungslosen Betrieb kümmert. So dient die Cloud als Basis für eine optimierte Zusammenarbeit mit den Mandanten und kann Ausgangspunkt zu mehr betriebswirtschaftlicher Beratung sein.

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Philipp Katzschmann, Redakteur Steuerberaterseite.de