Daten sichern – aber richtig!

Datenverlust kommt immer unerwartet: Verschleiß, Fehlbedienung und Viren können Daten innerhalb von Sekunden unwiederbringlich vernichten. Oftmals gehen dabei Daten aus vielen Jahren Arbeit, Mühe und Fleiß verloren. In einer Welt, die sich immer mehr digitalisiert, ist eine lückenlose und zuverlässige Datensicherung ein Muss – ansonsten ist der Datenverlust nur eine Frage der Zeit.

Die günstigste Lösung ist, die Daten auf der Festplatte zu sichern. Fällt diese aus, verliert man allerdings den kompletten Datenbestand. Eine Wiederherstellung der Daten ist in manchen Fällen zwar möglich, aber immer teuer. Eine Stufe sicherer wird die Datensicherung, greift man auf externe USB-Festplatten zurück – vor Wasserschäden, Überspannung im Stromnetz oder Diebstahl ist man dadurch jedoch nicht geschützt. Für Privatanwender reichen diese lokalen Datensicherungen aus.

Als Steuerberater hast Du beruflich mit sensiblen Daten zu tun und bist durch das Handelsgesetzbuch, die Abgabenordnung und die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) zu einer revisionssicheren Archivierung verpflichtet. Sprich Daten müssen vor Veränderung oder Verfälschung geschützt und vor Verlust gesichert werden. Deshalb ist eine lokale Sicherung sensibler Daten meist ungenügend und nicht GoB-sicher.

Für Steuerberater, die maximale Datensicherheit bei möglichst geringem Aufwand anstreben, sind Online-Backups eine gute Lösung. Der Aufwand ist gering, weil eine einmalige Einrichtung des Online-Backups ausreicht, um regelmäßig alle wichtigen Daten zu sichern. Nach Installation der Software bestimmst Du, welche Daten wie oft gesichert werden sollen. Alle Datensicherungen laufen automatisch und im Hintergrund ab – alles was dazu notwendig ist, ist eine gute Internetverbindung. Die Daten werden über verschlüsselte Verbindungen an die jeweiligen Rechenzentren weitergeleitet und dort mit den Sicherheitskopien abgeglichen und aktualisiert.

Bei der Auswahl des richtigen Rechenzentrums solltest Du darauf achten, dass diese durch vielschichtige Sicherheitsmaßnahmen gegen alle Eventualitäten geschützt sind. So sollte das Rechenzentrum nach der ISO/IEC 20000-1 und der ISO/IEC 27001 von der DQS, der Deutschen Gesellschaft zur Zertifizierung von Managementsystemen, zertifiziert sein. Dadurch ist unter anderem gewährleistet, dass unbefugten Personen der Zutritt durch ein mehrstufiges Sicherheitssystem verwehrt wird. Zudem ist die Energieversorgung in zertifizierten Rechnungszentren redundant ausgelegt – ein Stromausfall hat keinerlei Auswirkungen auf die Sicherheit der Daten. Ein zusätzlich wichtiger Punkt ist die sofortige Verfügbarkeit der Daten, diese sollten dem Nutzer jederzeit zur Verfügung stehen.

Egal, welche Datensicherung angewandt wird, essentiell für eine lückenlose und effiziente Datensicherung sind möglichst zeitnahe und regelmäßige Sicherungen. Darüber hinaus empfiehlt sich der Einsatz eines aktuellen Virenschutz-Programms, das auf Deine Kanzlei-Software abgestimmt ist. Je häufiger Du sicherst, umso geringer ist im Ernstfall der Datenverlust. Um das Risiko des Verlustes auf ein Minimum zu beschränken, empfiehlt sich vor allem bei sensiblen Daten ein Online-Backup. Dieses läuft automatisch und ohne großen Aufwand im Hintergrund ab – wenn nur alles so einfach wäre!