Die EDV – Lösung oder zusätzliches Problem?

Fünf Tipps für eine effiziente Nutzung der Kanzlei-Software

Ohne EDV – oder wie die Profis sagen: die IT – geht in Ihrer Kanzlei kaum etwas. Seit dem Einzug der ersten PCs Mitte der 80er Jahre hat sich die EDV rasant entwickelt und die Kosten sind ebenso rasant gestiegen. Also eher ein notwendiges Übel? Mehr Last als Lust? Das Motto muss aber sein: Nicht jammern, anpacken. Wie schaffen Sie es, dass Ihre EDV Sie im Arbeitsalltag wirklich als Werkzeug unterstützt und nicht als Selbstzweck zusätzlich Zeit bindet?

1. Fortbildung der Kanzleimitglieder

Unser Tipp:
Um den Fortbildungsaufwand (Zeit und Geld) im EDV-Sektor zu begrenzen, können Sie auch in der EDV auf Spezialistentum setzen. In fachlicher Hinsicht tun Sie das vielleicht schon? Der Mitarbeiter, der ohnehin "der" Bilanz-Spezialist ist, sollte auch derjenige sein, der das Bilanz-Programm inklusive solcher Funktionen wie Bilanz-Bericht und Bilanz-Powerpoint-Präsentation beherrscht und so den Kollegen bei kniffligen Problemen helfen kann. Er geht zu den entsprechenden Seminaren, schaut sich bei neuen Versionen die Änderungen an und hält seine Kollegen auf dem Laufenden.

2. Neue Software/ neue Softwarefunktionen richtig einführen

Gerade die Neuerungen bezüglich der arbeitsteiligen (teils schon digitalen) Buchführung bieten große Effizienzreserven. Die Neuerungen brauchen in den Kanzleien aber teilweise Jahre, bis sie zum Standard werden. Das muss schneller gehen!

Unser Tipp:
Bilden Sie für die Einführung neuer Vereinfachungen/ neuer Programme ein Projektteam, das recherchiert und sich als erstes fortbildet. Diese Mitarbeiter testen die Neuigkeit als erstes bei ausgewählten „Pilot-Mandanten“. Danach wird (meist mandantenbezogen) mit den Mitarbeitern beschlossen, wie und bei welchem Mandanten/ Auftrag die neue Software eingesetzt wird. Besprechen Sie auch die Auswirkungen beim Honorar, damit jeder in der Kanzlei weiß, wie Sie das handhaben werden. Auch Kommunikationshilfen für die Mitarbeiter, die ja an der „Überzeugungsarbeit“ beim Mandanten beteiligt sind, sind wichtig.

3. Kontrolle

Ein unbeliebtes Wort – nicht nur bei Mitarbeitern. Als Chef können Sie sich dieser Verantwortung aber nicht entziehen. Beispiel: Das elektronische Bankbuchen. Diese Funktion ist bei den meisten Kanzleien bereits seit Jahren im Einsatz. Aber gerade bei Selbstverständlichkeiten besteht die Gefahr, dass der Fokus nachlässt. Wissen Sie, wie gut das Bankbuchen in Ihrer Kanzlei wirklich umgesetzt wird? Bei welchen Mandanten wird es eingesetzt? Wie lauten die stichhaltigen Begründungen für die Ausnahmen? Es ist der natürliche Lauf der Dinge, dass gerade Funktionen wie die Lern-Dateien für die automatische Verbuchung am Anfang sorgfältig eingerichtet werden, dann fehlt aber oft die Zeit, diese kleinen Datenbanken zu pflegen. Der Effizienzfortschritt bleibt so suboptimal.

Unser Tipp:
Kontrollieren Sie ca. alle drei Monate die Trefferquote beim automatischen Bankbuchen, setzen Sie sich persönlich bei Ihren Mandanten für das elektronische Bankbuchen ein und verkaufen Sie es insbesondere bei Neumandanten als Standard der Kanzlei.

4. Digitale Kommunikation

Ihre Mandanten sind noch nicht in der digitalen Welt angekommen? Häufig unterschätzen wir unsere Geschäftspartner: Achten Sie einmal genauer darauf, welche Mandanten ein Smartphone besitzen – diese Mandanten haben in der Regel eine E-Mail-Adresse und einen Multifunktions-Drucker mit Scanfunktion. Selbst die Großmutter skypt ja heute mit ihrem in London studierenden Enkel.

Unser Tipp:
Machen Sie E-Mails anstatt Telefon und Fax zum Standardkommunikationsweg, was den Austausch von Daten und Informationen angeht. Die gewonnene Zeit nutzen Sie um mit dem Mandanten die wirklich wichtigen Dinge persönlich zu besprechen.

5. Papierloses Büro

Ein Menschheitstraum!? Die Software-Programme für Steuerberater haben mittlerweile viele Funktionen, die das digitale Bearbeiten und die digitale Ablage möglich machen. Trotzdem „kleben“ wir immer noch sehr am Papier. Die Zahl der Kanzleien mit „DMS“, also digitaler Dokumentenorganisation, steigt aber gerade in den letzten drei Jahren stark an – und sie schätzen es! Auch wenn Sie nicht komplett auf Papier verzichten wollen, die wichtigsten Dokumente sollten auch in Ihrer Kanzlei digital für alle von überall verfügbar sein.

Unser Tipp:
Machen Sie mit Ihren Mitarbeitern einen Workshop zum Thema papierarmes Büro (das ist deutlich realistischer als papierlos). Vereinbaren Sie im ersten Schritt, dass zumindest nichts mehr per Papier archiviert wird und die Auswertungen für Finanzamt, Bank und Mandant grundsätzlich digital weitergegeben werden. Scannen Sie zumindest Verträge und Steuerbescheide ein.

Cordula Schneider Kanzleiberaterin Cordula Schneider ist Expertin für pragmatische Kanzleiorganisation und versteht sich als Alltagsberaterin. Dabei geht es ihr um praktikable Lösungen unter Einbindung der Mitarbeiter. (www.delfi-net.de)
Kommentarautor Eisenmann Sabine 29.03.2016 12:22 Eisenmann Sabine Liebe Frau Herwig, für Ihre detaillierten Fragen zum Kontoauszugsmanager steht Ihnen gerne die Hotline zur Verfügung unter 08031 2561-310. Viele Grüße und einen schönen Tag Kommentarautor Hewing 29.03.2016 11:35 Hewing Liebe Frau Eisenmann, so einfach wie geschrieben ist es aber nicht mit der Lern-Datei. 1. läßt sich eine einmal eingerichtete automatische Verbuchung nicht so einfach ändern, man muss erst löschen, dann neu einrichten; 2. wüßte ich gerne genau, wie ich bei diversen Mandanten gezielt die Lern-Datei mit Trefferquote feststellen kann; nur dass der grüne Haken vorne gesetzt ist ist keine Garantie dass es auch die richtige Buchung ist; Gruß Annegret Hewing Kommentarautor Sabine Eisenmann 19.03.2014 11:35 Sabine Eisenmann Hallo Herr Winkelmann, wenn Sie bereits mit dem Agenda Kontoauszugs-Manager arbeiten, funktioniert das genau wie in dem Artikel beschrieben über eine Lern-Datei. Je besser diese gepflegt wird, desto höher die Trefferquote. Deshalb sollte das immer wieder überprüft und hinterfragt werden, damit sich kein Phlegmatismus einschleicht und die Buchungen wieder manuell durchgeführt werden. Bei weiteren Fragen hilft Ihnen auch gerne die Hotline weiter unter 08031 2561-310 Viele Grüße Sabine Eisenmann, Produktmarketing-Managerin bei Agenda Kommentarautor Winkelmann 18.03.2014 08:23 Winkelmann Tipp 3 - Trefferquote Wie geht das bei Agenda?