IT in der Steuerkanzlei

Optimieren Sie die Grundlage für effizientes Arbeiten

Kleine Steuerkanzleien brauchen eine funktionierende IT-Ausstattung. Sie bildet die Grundlage für effiziente Arbeitsabläufe, ist ein wichtiger Faktor für die Wettbewerbsfähigkeit und beeinflusst die Rentabilität der Kanzlei. Mit bedarfsgerechter Hard- und Software lassen sich viele Prozesse in der Kanzlei weiter vereinfachen oder beschleunigen.

Entsprechend der Bedeutung für die Kanzlei haben Steuerberater sehr konkrete Vorstellungen, was eine Software braucht, um sie optimal im Tagesgeschäft zu unterstützen: Ausfallsicherheit, hohe Aktualität, einfache Bedienung, keine unnötigen Funktionen, gut erreichbare Hotline und ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis sind nur einige Anforderungen.

Dennoch ist die Bereitschaft, sich kritisch mit der eigenen Software auseinanderzusetzen, sehr gering. So hoch die Ansprüche der Steuerberater an die Qualität der eigenen Arbeit sind, so genügsam sind sie im Alltag beim Thema Software. Komplexe Benutzeroberflächen, Fehlermeldungen und lange Wartezeiten an der Hotline nehmen sie in Kauf, solange die Software nur keine größeren Scherereien macht. Denn sich mit Software auseinanderzusetzen kostet ja Zeit und Geld. Dabei übersehen sie, dass viele kleine Verzögerungen über die Zeit ebenso große Effizienzeinbußen bedeuten können, wie ein Tag Systemausfall. Denn Kleinvieh macht bekanntermaßen auch Mist.

Die Zukunft nicht verschlafen

Mit dem Desinteresse an Software geht oft Skepsis gegenüber neuen technischen Lösungen einher, zum Beispiel Online-Plattformen für den Datenaustausch mit Mandanten, Application Service Providing (ASP) oder externe Zugriffsmöglichkeiten auf die Kanzleisoftware. Lösungen, die das Tagesgeschäft vereinfachen, die Effizienz steigern und Kosten senken können.

Ergebnisse aus der Zukunftsstudie:

Nutzen Sie eine Mandanten-Plattform?

Statistik Nutzung Mandanten-Plattform

Nutzen Sie ASP?

Statistik Nutzung ASP

Nutzen Sie externe Zugriffsmöglichkeiten auf Software?

Statistik externer Zugriff Kanzleisoftware

 Die vollständige Studie finden Sie hier zum Download

Dieses mangelnde Interesse an technischen Neuerungen wird künftig zum Wettbewerbsnachteil. Die Zukunft ist digital – Steuerberater, die sich der Digitalisierung verschließen, werden künftig kaum Chancen am Markt haben. Datenaustausch und Kommunikation verlagern sich zunehmend ins Internet. Die Zusammenarbeit zwischen Steuerberater und Mandant verändert sich schon jetzt.

Kosten reduzieren

Darüber hinaus werden Steuerberater, die sich mit ihrer IT-Ausstattung auseinandersetzen, feststellen, dass sie bares Geld sparen können. Braucht tatsächlich jeder Arbeitsplatz einen Drucker oder reicht ein Netzwerkdrucker? Erhält jeder Mitarbeiter einen eigenen PC oder ist eine Server-Client-Infrastruktur sinnvoll? Ist die eingesetzte Software die optimale Lösung für Ihre Kanzlei oder bezahlen Sie für mehr Programme als Sie tatsächlich brauchen?

Die jährlichen Kosten für IT liegen bei kleinen Steuerkanzleien bei etwa vier Prozent der Gesamtkosten. Mehr als 10.000 Euro IT-Kosten sind für eine Kanzlei mit einem Steuerberater und vier Mitarbeitern keine Seltenheit. Was, wenn sich die Kosten halbieren ließen? Der Steuerberater könnte mehrere tausend Euro jährlich einsparen und das Geld anderweitig investieren.

Einmal Zeit investieren, dauerhaft profitieren

Die IT-Ausstattung ist ein wesentlicher Faktor für den Erfolg kleiner Steuerkanzleien. Einerseits ist sie die Grundlage für effizientes Arbeiten, andererseits bietet sie zahlreiche Potentiale, um Prozesse zu optimieren und die Rentabilität zu steigern. Sich nicht für die IT der Kanzlei zu interessieren kostet Geld und reduziert die Wettbewerbsfähigkeit. Es lohnt sich für den Steuerberater, seine IT-Ausstattung kritisch zu prüfen und sie optimal an die individuellen Bedürfnisse seiner Steuerkanzlei anzupassen. Hat er einmal Zeit investiert, profitiert er dauerhaft davon und kann sich voll auf sein Kerngeschäft konzentrieren.

Josef Hofstetter

Josef Hofstetter übernimmt als Abteilungsleiter Consulting bei Agenda die individuelle Schulung von Steuerkanzleien und unterstützt die Einführung digitaler Prozesse in den Kanzleialltag. (www.agenda-software.de)

Kommentarautor ww 29.07.2014 17:03 ww Ganz klar, die EDV ist ein strategischer (Miss-)Erfolgsfaktor für die Kanzlei. Die Beschäftigung mit der Software lohnt sich aber nicht so wirklich. Denn, wie sehen die Alternativen aus? Entweder kann sie alles, stellt dann hohe Hardwareanforderungen und ist für eine kleine Kanzlei unbezahlbar oder sie ist bezahlbar, leicht zu administrieren, hat aber deutliche Schwächen. Außerdem tun sich einige Anbieter extrem schwer, den Kunden mal offen mitzuteilen, bis wann was tatsächlich in der Software realiesiert wird. Und da ein Wechsel des Anbieters mit erheblichem Aufwand verbunden ist, sind die Probleme der Bestandskunden den Softwareanbietern nicht so wirklich wichtig - er kann nicht einfach wechseln. Also, wenn ich die Wahl zwischen Pest und Cholera habe, muss ich mich nicht lange mit der Auswahl beschäftigen. Kommentarautor TW 24.07.2014 15:40 TW Als Kanzlei mit Dropbox arbeiten ist, wie die Auswertungen als Postkarte zu versenden. Kommentarautor BKK 11.10.2013 17:38 BKK Es hat sich für meine Kanzlei als Vorteil erwiesen nicht schon vor einem Jahrzehnt in ein Netzwerk viel Geld zu investieren. Die Entwicklung beim PC wurde immer rasanter. Die jährliche Erneuerung einer Arbeitsstation ermöglichte learning bei doing mit aktuellem Equipment. Die Entwicklung ist noch nicht beendet. Wir arbeiten jetzt bereits mit dem smartphone und der Dropbox.