Ist Ihre Kanzlei ausgelastet?

Ihre Mitarbeiter meinen ja, Sie meinen nein?

Wie viele Buchführungen, Löhne, Abschlüsse und Steuererklärungen muss ein Mitarbeiter eigentlich schaffen? Wann ist die Kanzlei zu 100 % ausgelastet? Haben Sie noch „Luft“ für neue Mandate bzw. Aufträge? Von Ihren Mitarbeitern schreit keiner „hier!“ wenn es um Zusatzaufgaben geht?

Viele Kollegen lösen solche Fragen „aus dem Bauch“. Oft bleibt aber ein ungutes Gefühl zurück: Kann der Mitarbeiter wirklich nicht mehr machen? Liegt es an der unzuverlässigen Vorarbeit des Mandanten oder an der nicht effektiven Arbeitsweise des Mitarbeiters, dass zwei nach außen „gleiche“ Buchführungen unterschiedliche Bearbeitungszeiten aufweisen? Um überhaupt mal einen Überblick zu bekommen muss zunächst die Auslastung nach den tatsächlich verbrauchten Zeiten ermittelt werden.

Ist-Zeiten nach Auftrags-Typ erfassen

Erstellen Sie eine Übersicht der Ist-Zeiten für jeden Mitarbeiter, unterschieden nach Mandat und Auftrag (FiBu, Lohn, Abschluss/ Steuern). Dabei werden zunächst die Anwesenheitszeiten ermittelt (Gesamtarbeitszeit lt. Arbeitsvertrag minus Urlaub, Feiertage, Krankheit). Dann werden die „Kanzleizeiten“ abgezogen (diese werden auch gerne als unproduktive Zeiten bezeichnet). Von diesen Zeiten werden dann im ersten Schritt die Zeiten für das „laufende“ Geschäft abgezogen (Fibu/ Lohn). Nur die verbleibenden Zeiten sind realistisch für Abschlüsse und Steuererklärungen nutzbar.

Vergleich mit Erfahrungswerten

Im zweiten Schritt können Sie nach Erfahrungswerten schauen, inwieweit die Ist-Bearbeitungszeiten auch gut sind. Für die Soll-Werte gibt es Benchmarks, also Werte, die die besten Kanzleien und Mitarbeiter „vorlegen“:

Auftrag: Fibu

Guter Mittelwert: 60 Buchungssätze / Stunde
Spitzenwert: 80 Buchungssätze / Stunde

Auftrag: Lohn

Guter Mittelwert: 10 Min. / Abrechnung eines Mitarbeiters des Mandanten
Spitzenwert: 6 Min. / Abrechnung

Auftrag: Jahresabschluss

Guter Mittelwert: 20 % der Jahresbearbeitungszeit der Fibu
Spitzenwert: 10 % der Bearbeitungszeit

Für Steuererklärungen gilt: 100 € Honorar/ Stunde und kein Fall unter 200 € insgesamt. Weichen Ihre Werte erheblich ab, lohnt es sich, in die Ursachenforschung zu gehen.

Cordula Schneider Kanzleiberaterin Cordula Schneider ist Expertin für pragmatische Kanzleiorganisation und versteht sich als Alltagsberaterin. Dabei geht es ihr um praktikable Lösungen unter Einbindung der Mitarbeiter. (www.delfi-net.de)
Kommentarautor Verena Mahrhofer 29.07.2018 16:41 Verena Mahrhofer Ich habe spaßigshalber mal die Buchungssätze, die ich in der Stunde schaffe, gezählt, und ich kam nicht über die 40 hinaus, obwohl ich eigentlich schnell tippe. Aber manche Belege erfordern dann wieder erhöhte Aufmerksamkeit, sonst müsste man blind eingeben, und es würden Fehler passieren. Das Buchhaltungsprogramm wäre da sicher auch noch ein Faktor, was die Schnelligkeit betrifft. Was wäre denn ein guter Mindestwert? Kommentarautor Cordula Schneider 27.05.2014 10:34 Cordula Schneider Hallo "Eddy", der Zeitfaktor, den Sie ja schon selbst angesprochen haben, ist der eine Punkt. Der andere Punkt ist aus meiner Sicht die Haftung und Verantwortung, die Sie ja auch in einem solch kleinen Fall übernehmen. Da kann das Honorar nicht an der Erstattung gemessen werden. Mit "Abtippen" ist es ja lange schon nicht mehr getan. Überlegen Sie mal, wie viel Zeit Sie dem Mandanten sparen, weil er sich nicht mit einer der einschlägigen Steuer-Programme wie WISO und/ oder mit dem ELSTER-Portal beschäftigen muss. Daher bin ich tatsächlich der Meinung, dass die schlichte Antragsveranlagung nur "unser" Fall ist, wenn diese Dienstleistung entsprechend entlohnt wird. Ausnahmen gibt es natürlich immer, z. B. die erste Antragsveranlagung von Mandantenkindern... Und natürlich wird man sich immer ein paar "Sozialmandanten" leisten können, bei denen man aus dem einen oder anderen Grund beim Honorar ein Auge zu drückt. Das müssen aber eben tatsächlich die wenigen Ausnahmen bleiben! Ich freue mich auf weitere Beiträge, insbesondere auf die "kritischen" wir Ihren. Glück Auf aus Dortmund Cordula Schneider Kommentarautor Eddy 07.05.2014 17:34 Eddy "kein Fall unter 200 ? insgesamt" Lehnen Sie damit "Antragsveranlagungen" kategorisch ab? Oder wie vermitteln Sie einem Arbeitnehmer, dass Sie "für das Abtippen der Lohnsteuerbescheinigung" diese Summe benötigen? Vor allem, wenn diese die mögliche Erstattung übersteigt? Wobei natürlich kaum eine Erklärung inkl. kanzleiinterner Verwaltungsarbeit wie Rechnungsschreibung und Ablage in weniger als einer Stunde abzuarbeiten ist ...