Persönliche Betreuung mit System

Wie Du von einer gut strukturierten Mandantenverwaltung profitierst

Du möchtest Deine Mandanten persönlich betreuen und kompetent beraten. Dafür benötigen Du und Deine Mitarbeiter stets schnellen Zugriff auf alle wichtigen Informationen und Daten. Eine effiziente Mandantenverwaltung unterstützt Dich dabei.

Kennst Du das? Du bereitest Dich auf einen Termin mit einem Mandanten vor, mit dem Du vor einem halben Jahr zuletzt gesprochen hast. Du suchst den Schriftverkehr aus den letzten Monaten zusammen, sammelst die letzten Gesprächsnotizen und fragst bei Deinen Mitarbeitern nach, wer zuletzt mit ihm telefoniert hat und was dabei vereinbart wurde.

Eine gute Vorbereitung kann einfacher ablaufen: Indem Du mit wenigen Mausklicks alle Informationen aufrufst. Genau das bietet Dir ein effizientes Programm zur Mandantenverwaltung, auch bekannt als CRM-System. Du hast jederzeit Zugriff auf alle wichtigen Informationen zu Deinen Mandanten. Sobald sich Änderungen, neue Sachverhalte und Termine ergeben oder Du Dokumente an den Mandanten versendest, ergänzt Du diese Informationen einfach. Briefe oder E-Mails legst Du im System ab und kannst jederzeit wieder darauf zugreifen. Zur Vorbereitung für einen Termin sind alle Informationen auf Abruf bereit.

Gleicher Wissensstand für die gesamte Kanzlei

Mandant A hat um einen Rückruf gebeten. Du greifst zum Telefon aber keiner nimmt ab. Später fällt Dir wieder ein, dass Mandant A als Architekt vormittags ja meist auf der Baustelle und erst ab 14 Uhr wieder telefonisch zu erreichen ist. Von Mandant B wiederum brauchst Du dringend Belege, die schon seit einer Woche überfällig sind. Als Du Dich dann im Gespräch mit Deinen Mitarbeiter wunderst, dass der Mandant nicht zu erreichen ist, erfährst Du, dass er diese Woche im Urlaub ist.

In der Mandantenverwaltung können sowohl Du als auch Deine Mitarbeiter neue Informationen eintragen. Ein Mandant ist verreist und liefert seine Belege erst später ab? Durch einen Eintrag im System wissen alle in der Kanzlei Bescheid, unnötiges Telefonieren entfällt. Außerdem kannst Du genau festhalten, wann und wie Deine Mandanten am besten zu erreichen sind. Egal ob auf dem Festnetztelefon zwischen 9 und 12 Uhr, auf dem Handy ab 13 Uhr oder bevorzugt per E-Mail an die private Adresse.

Kanzleisoftware und CRM vernetzt

Ein leistungsfähiges Programm zur Mandantenverwaltung sollte bestimmten Anforderungen genügen, um Dir die Arbeit in der Kanzlei zu vereinfachen und Dich optimal zu unterstützen. Eine Grundvoraussetzung ist, dass das System unbedingt mit Deiner Kanzleisoftware kompatibel sowie mit den einzelnen Anwendungen Deiner Software vernetzt ist, um den problemlosen Austausch der Daten zu gewährleisten. Im Optimalfall ist eine Anwendung zur Mandantenverwaltung bereits in Deiner Kanzleisoftware enthalten.

Gute Verwaltungssysteme bieten Dir standardisierte Felder für die Stammdaten und für weitere Informationen, die für Deine Arbeit in der Kanzlei von Bedeutung sind. Du kannst zusätzlich Felder individuell ergänzen, in denen Du beispielsweise einträgst, ob der Mandant einen Newsletter oder eine Weihnachtskarte erhalten soll, Angaben zu dessen Zahlungsverhalten machen oder die Klassifizierung des Mandanten festhalten - falls Du in Deiner Kanzlei eine entsprechende Bewertung durchführst.

Einfache Bedienung und nützliche Funktionen

Trotz der zahlreichen Informationen und Funktionen ist bei einem guten Programm die Bedienung möglichst einfach: Wenige Mausklicks führen zu den Informationen, so dass Du und Deine Mitarbeiter sofort damit arbeiten können – ohne Schulungen oder umfangreiche Ersteinrichtung mit IT-Fachleuten. Bei Eintragungen und Notizen musst Du Dich nicht mit Formalitäten befassen. Name des Benutzers, Datum, Uhrzeit sowie Bearbeitungsdauer trägt das Programm automatisch ein. Eine Leistungserfassung kannst Du ebenfalls einbinden und damit die für jeden Mandanten aufgewendete Zeit festhalten.

Schnittstelle zur Telefonanlage

Je nach Bedarf bieten Dir Programme zur Mandantenverwaltung noch weitere Funktionen. Mit einer TAPI-Schnittstelle besteht die Möglichkeit, die Software mit der Telefonanlage zu verbinden. So kannst Du einen Mandanten am Computer auswählen und ihn direkt anwählen. Erhältst Du wiederum einen Anruf, schlägt das Programm bereits den entsprechenden Mandanten vor und Du rufst mit einem Mausklick die entsprechenden Eintragungen auf. So sind für Dich alle wichtigen Informationen zum Anrufer umgehend verfügbar. Triffst Du im Laufe des Gesprächs eine terminliche Vereinbarung oder setzt eine Frist kannst Du diese über eine integrierte Terminverwaltung direkt in Deinen Kalender aufnehmen.

Nutzung von unterwegs

Die Nutzung des Verwaltungssystems ist zudem außerhalb Deiner Kanzleiräume möglich. Mit einer ASP-Lösung (Application Service Providing) kannst Du oder Deine Mitarbeiter von unterwegs oder vom Home-Office aus auf die Software zugreifen. Mit ASP lagerst Du Deine IT aus. Ein Dienstleister, im Optimalfall der Anbieter Deiner Kanzleisoftware, stellt Dir Server und Software in einem Rechenzentrum zur Verfügung und kümmert sich um deren Sicherheit und Wartung sowie den Schutz der Daten. Du und Deine Mitarbeiter haben dann die Möglichkeit, von jedem Computer oder mobilem Gerät darauf zuzugreifen.

Informationen mit einem Mausklick

Von einer Software zur Mandantenverwaltung profitierst Du und Deine Kanzlei. Mit einer guten, benutzerfreundlichen Anwendung rufst Du alle Informationen einfach per Mausklick auf und hast Deine Mandanten und die Abläufe Deiner Kanzlei jederzeit im Blick. Gleichzeitig kannst Du die Beratung noch persönlicher gestalten.

Josef Hofstetter
Josef Hofstetter

Josef Hofstetter

ist als Abteilungsleiter Vertrieb Neukunden bei Agenda verantwortlich für die Einführung unserer Software-Lösungen in Kanzleien. (www.agenda-software.de).

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