BWA: Mehrwert durch Beratung

Teil 1: Die „qualifizierte BWA“ – Zusatzdienstleistung für Unternehmermandanten

Jeden Monat erstellen Sie für viele Ihrer Unternehmermandanten aus der Finanzbuchhaltung heraus eine betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA). Das ist Ihre Chance: Unterstützen Sie Ihre Mandanten als zusätzliche Dienstleistung dabei, eine „qualifizierte BWA“ als Instrument für die Steuerung des Unternehmens zu nutzen. Wie, das erläutert UnternehmerBerater Carl-Dietrich Sander.

Die BWA ist für viele Steuerberater erst einmal das Ergebnis der monatlichen Finanzbuchhaltung - und damit eigentlich nicht weiter erwähnenswert. Für sehr viele Mandanten, vor allem aus dem Bereich der kleinen und mittleren Unternehmen (KMU), ist die BWA allerdings ein „Buch mit sieben Siegeln“. Aus Unternehmer-Sicht könnte die BWA ein Steuerungsinstrument sein. Aus Sicht der Kreditgeber ist die BWA wiederum ein wesentliches Element der Kreditüberwachung und Gegenstand einer Rating-Frage. Für Steuerberater, die für ihre Mandanten nicht nur die Buchhaltung abwickeln, sondern sie auch kaufmännisch und betriebswirtschaftlich begleiten wollen, bieten sich Chancen: Binden Sie Ihre wichtigen Mandanten und generieren Sie Zusatzgeschäfte.

Auswahl der Mandanten

Eine solch intensivere Begleitung wird nicht bei allen unternehmerischen und freiberuflichen Mandanten auf positive Resonanz stoßen. Es ist daher legitim zu überlegen: Welche Mandanten könnten daran aus ihrem unternehmerischen Verständnis heraus ein Interesse haben? Und bei welchen Mandanten könnte es sich auch für mich lohnen – zum einen im Sinne von Kundenbindung, zum anderen mit Blick auf Zusatzgeschäfte? Wer sich mit den oben geschilderten unterschiedlichen Blickwinkeln auf die BWA beschäftigt, wird schnell zum dem Ergebnis kommen: Die Sichtweise „BWA als unternehmerisches Steuerungsinstrument“ ist der gemeinsame Nenner.

Dafür gilt es, die Standard-BWA einigen Anpassungen zu unterwerfen. Die Leitfrage lautet: Was soll ein monatliches „unternehmerisches Steuerungsinstrument“ leisten? In einem Satz gesagt: Es soll zeigen, wo das Unternehmen mit Blick auf seine Ziele für das laufende Jahr steht! Aus dieser aussagefähigen, monatlichen Standortbestimmung können Unternehmer dann Aktivitäten ableiten. Zum Beispiel alle Beteiligten loben, wenn der Monat gut gelaufen ist. Oder überlegen, wo Gas gegeben werden kann, wenn sich Ziellücken zeigen.

Aussagefähige oder „qualifizierte“ BWA

Der wichtigste Begriff in Zusammenhang mit der BWA ist „aussagefähig“. Denn das „vorläufige“ Ergebnis einer monatlichen BWA ist für sehr viele Unternehmen eben gerade nicht aussagefähig, sondern oft schlicht falsch. Und damit für die Steuerung nicht geeignet.

Nachfolgend werden die Ergänzungen beschrieben, die zu einer aussagefähigen oder „qualifizierten“ BWA führen. Dabei ist je nach Geschäftsmodell der Mandanten zu entscheiden, welche dieser Ergänzungen sinnvoll sind. Hinter diesen Überlegungen steht folgende Steuerungsidee: Das Unternehmen hat sich ein Ergebnisziel für das laufende Geschäftsjahr gesetzt und will die Zielerreichung auf Basis der BWA monatlich überprüfen und steuern. Dafür ist ein möglichst aussagefähiges monatliches Ergebnis in der BWA erforderlich.

Die wesentlichen Ansatzpunkte, um das zu erreichen, sind:

• Bei Unternehmen mit verschiedenen Sparten kann es sinnvoll sein, diese in unterteilten Umsatz- und Wareneinkaufskonten abzubilden und so im BWA-Deckblatt die Roherträge der Sparten zu zeigen. Dies gilt umso mehr, wenn Sparten stark voneinander abweichende Rohertragsquoten haben.
• Aussagefähig wird der Rohertrag allerdings erst, wenn Halbfertige und Fertige und / oder die Warenbestände angepasst worden sind. Das bedeutet bei Halbfertigen und Fertigen Arbeiten: Diese müssen monatlich erfasst werden (diese Zahlen liegen zumindest in Form der Stunden- und Materialzettel vor, ggf. gibt es sogar eine sofwaregestützte begleitende Kalkulation und/oder Nachkalkulation) und eingebucht werden. Für Warenbestände bedeutet dies: Monatliche Bestandszahlen aus einem elektronischen Warenwirtschaftssystem zu übernehmen. Bei kleinerem Einkaufsvolumen kann der Einkauf gegen den Bestand gebucht werden; anschließend werden die Warenentnahmen aus dem Lager entsprechend gebucht; so steht in der BWA monatlich tatsächlich der Wareneinsatz und nicht der Wareneinkauf. Wenn diese beiden Wege nicht realistisch sind, kann überschlägig gearbeitet werden mit Hilfe einer auf Vergangenheitserfahrungen aufbauend geschätzten Rohertragsquote für das aktuelle Jahr. Auch diesen Zahlen haftet dann noch ein gewisser Vorläufigkeits-Charakter an - aber dieser ist deutlich geringer als wenn diese Korrekturen nicht vorgenommen werden.
• Mit Blick auf den Vergleich der Monatsergebnisse mit einem Jahresziel sind sodann einmalig anfallende Kosten im Personal- wie im Sachkostenbereich über die Monate abzugrenzen. Eine gute Hilfe leistet hier die Jahresübersicht. Sie zeigt, in welchen Kostenarten derartige Ballon-Zahlungen anfallen. Allerdings gilt auch hier der alte Satz: bitte nicht zu viel Perfektionismus! Eine Abgrenzung ist nur sinnvoll, wenn der Einmal-Kostenbetrag das Monatsergebnis gemäß Jahresziel deutlich reduzieren würde. Nicht zu vergessen: Auch die Abschreibungen mit monatlichen Durchschnittsbeträgen erfassen. Das Abgrenzungsthema kommt auch bei vierteljährlichen Zinsbelastungen von Banken zum Tragen.
• Sodann ist zu überlegen, ob auch die Rückstellungen und bilanziellen Rechnungsabgrenzungsposten unterjährig anteilig gebucht (und ausgebucht) werden – und nicht erst bei der Erstellung des Jahresabschlusses. Dieser weitere Schritt festigt das vorläufige Ergebnis weiter und führt dazu, dass die Dezember-BWA mit Ausnahme der Korrekturbuchungen aus den noch zu treffenden Bewertungsentscheidungen des Unternehmens bereits dem Jahresabschluss entspricht.

Eine solcherart gemeinsam mit dem Unternehmer gestaltete „qualifizierte“ BWA kann jetzt zum monatlichen Plan-Ist-Vergleich genutzt werden. Hilfreich ist dann außerdem, wenn neben der Summen-Salden-Liste auch noch der Wertenachweis mit geschickt wird. Auf dieser Basis sind Detailanalysen speziell von Kostenabweichungen schnell und zielführend möglich.

BWA als Zusatzdienstleistung

Für Steuerberater bieten sich mit dieser BWA-Ausgestaltung gute Ansatzpunkte für Zusatzgeschäfte. Das Erarbeiten einer solchen unternehmensindividuellen BWA selber ist schon mal die erste Dienstleistung. Das Anschreiben an die Kreditgeber, um die dergestalt modifizierte BWA vorzustellen, kann eine weitere sein. Der monatliche Diskurs mit Unternehmer/innen zu ihrer aussagefähigen BWA und zum Plan-Ist-Vergleich ist der nächste Schritt. Zusatzgeschäft heißt „natürlich“ auch Zusatzhonorar. Dies zu verkaufen, funktioniert nicht bei allen Mandanten. Daher ist die eingangs angesprochene Zielgruppen-Auswahl wesentlich. Und natürlich werden Mandanten das alte Argument „das muss doch in den monatlichen Kosten enthalten sein“ nur beiseitelegen, wenn der Zusatznutzen ihnen aus der Zusammenarbeit mit dem Steuerberater wirklich deutlich wird.