Persönliche Betreuung mit System

Wie Sie von einer gut strukturierten Mandantenverwaltung profitieren

Sie wollen Ihre Mandanten persönlich betreuen und kompetent beraten. Dafür benötigen Sie und Ihre Mitarbeiter stets schnellen Zugriff auf alle wichtigen Informationen und Daten. Eine effiziente Mandantenverwaltung unterstützt Sie dabei.

Kennen Sie das? Sie bereiten sich auf einen Termin mit einem Mandanten vor, mit dem Sie vor einem halben Jahr zuletzt gesprochen haben. Sie suchen den Schriftverkehr aus den letzten Monaten zusammen, Sie sammeln die letzten Gesprächsnotizen und fragen bei Ihren Mitarbeitern nach, wer zuletzt mit ihm telefoniert hat und was dabei vereinbart wurde.

Eine gute Vorbereitung kann einfacher ablaufen: Indem Sie mit wenigen Mausklicks alle Informationen aufrufen. Genau das bietet Ihnen ein effizientes Programm zur Mandantenverwaltung, auch bekannt als CRM-System (Customer Relationship Management). Sie haben jederzeit Zugriff auf alle wichtigen Informationen zu Ihren Mandanten. Sobald sich Änderungen, neue Sachverhalte und Termine ergeben oder Sie Dokumente an den Mandanten versenden, ergänzen Sie diese Informationen einfach. Briefe oder E-Mails legen Sie im System ab und können jederzeit wieder darauf zugreifen. Zur Vorbereitung für einen Termin sind alle Informationen auf Abruf bereit.

Gleicher Wissensstand für die gesamte Kanzlei

Mandant A hat um einen Rückruf gebeten. Sie greifen zum Telefon aber keiner nimmt ab. Später fällt Ihnen wieder ein, dass Mandant A als Architekt vormittags ja meist auf der Baustelle und erst ab 14 Uhr wieder telefonisch zu erreichen ist. Von Mandant B wiederum brauchen Sie dringend Belege, die schon seit einer Woche überfällig sind. Als Sie sich dann im Gespräch mit Ihren Mitarbeiter wundern, dass der Mandant nicht zu erreichen ist, erfahren Sie, dass er diese Woche im Urlaub ist.

In der Mandantenverwaltung können sowohl Sie als auch Ihre Mitarbeiter neue Informationen eintragen. Ein Mandant ist verreist und liefert seine Belege erst später ab? Durch einen Eintrag im System wissen alle in der Kanzlei Bescheid, unnötiges Telefonieren entfällt. Außerdem können Sie genau festhalten, wann und wie Ihre Mandanten am besten zu erreichen sind. Egal ob auf dem Festnetztelefon zwischen 9 und 12 Uhr, auf dem Handy ab 13 Uhr oder bevorzugt per E-Mail an die private Adresse.

Kanzleisoftware und CRM vernetzt

Ein leistungsfähiges Programm zur Mandantenverwaltung sollte bestimmten Anforderungen genügen, um Ihnen die Arbeit in der Kanzlei zu vereinfachen und Sie optimal zu unterstützen. Eine Grundvoraussetzung ist, dass das System unbedingt mit Ihrer Kanzleisoftware kompatibel sowie mit den einzelnen Anwendungen Ihrer Software vernetzt ist, um den problemlosen Austausch der Daten zu gewährleisten. Im Optimalfall ist eine Anwendung zur Mandantenverwaltung bereits in Ihrer Kanzleisoftware enthalten.

Gute Verwaltungssysteme bieten Ihnen standardisierte Felder für die Stammdaten und für weitere Informationen, die für Ihre Arbeit in der Kanzlei von Bedeutung sind. Sie können zusätzlich Felder individuell ergänzen, in denen Sie beispielsweise eintragen, ob der Mandant einen Newsletter oder eine Weihnachtskarte erhalten soll, Angaben zu dessen Zahlungsverhalten machen oder die Klassifizierung des Mandanten festhalten - falls Sie in Ihrer Kanzlei eine entsprechende Bewertung durchführen.

Einfache Bedienung und nützliche Funktionen

Trotz der zahlreichen Informationen und Funktionen ist bei einem guten Programm die Bedienung möglichst einfach: Wenige Mausklicks führen zu den Informationen, so dass Sie und Ihre Mitarbeiter sofort damit arbeiten können – ohne Schulungen oder umfangreiche Ersteinrichtung mit IT-Fachleuten. Bei Eintragungen und Notizen müssen Sie sich nicht mit Formalitäten befassen. Name des Benutzers, Datum, Uhrzeit sowie Bearbeitungsdauer trägt das Programm automatisch ein. Eine Leistungserfassung können Sie ebenfalls einbinden und damit die für jeden Mandanten aufgewendete Zeit festhalten.

Schnittstelle zur Telefonanlage

Je nach Bedarf bieten Ihnen Programme zur Mandantenverwaltung noch weitere Funktionen. Mit einer TAPI-Schnittstelle besteht die Möglichkeit, die Software mit der Telefonanlage zu verbinden. So können Sie einen Mandanten am Computer auswählen und ihn direkt anwählen. Erhalten Sie wiederum einen Anruf, schlägt das Programm bereits den entsprechenden Mandanten vor und Sie rufen mit einem Mausklick die entsprechenden Eintragungen auf. So sind für Sie alle wichtigen Informationen zum Anrufer umgehend verfügbar. Treffen Sie im Laufe des Gesprächs eine terminliche Vereinbarung oder setzen eine Frist können Sie diese über eine integrierte Terminverwaltung direkt in Ihren Kalender aufnehmen.

Nutzung von unterwegs

Die Nutzung des Verwaltungssystems ist zudem außerhalb Ihrer Kanzleiräume möglich. Mit einer ASP-Lösung (Application Service Providing) können Sie oder Ihre Mitarbeiter von unterwegs oder vom Home-Office aus auf die Software zugreifen. Mit ASP lagern Sie Ihre IT aus. Ein Dienstleister, im Optimalfall der Anbieter Ihrer Kanzleisoftware, stellt Ihnen Server und Software in einem Rechenzentrum zur Verfügung und kümmert sich um deren Sicherheit und Wartung sowie den Schutz der Daten. Sie und Ihre Mitarbeiter haben dann die Möglichkeit, von jedem Computer oder mobilem Gerät darauf zuzugreifen.

Informationen mit einem Mausklick

Von einer Software zur Mandantenverwaltung profitieren Sie und Ihre Kanzlei. Mit einer guten, benutzerfreundlichen Anwendung rufen Sie alle Informationen einfach per Mausklick auf und haben Ihre Mandanten und die Abläufe Ihrer Kanzlei jederzeit im Blick. Gleichzeitig können Sie die Beratung noch persönlicher gestalten.

Josef Hilger

Josef Hilger ist Prokurist bei Agenda und als Leiter der kaufmännischen Verwaltung in die Weiterentwicklung der Mandantenverwaltung eingebunden. (www.agenda-software.de)

Kommentarautor Winkelmann 28.08.2014 13:31 Winkelmann Liest sich ja wirklich gut. Aber kennen Sie so ein Programm, dass in der Praxis einwandfrei funktioniert?
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