Kanzleikauf – Die ersten Monate als Nachfolger

Teil 3: Wie Sie Mandanten und Mitarbeiter von sich begeistern

Haben Sie Ihre Wunschkanzlei gefunden, geht die Arbeit erst richtig los. In den ersten Monaten als Nachfolger gilt es, den Grundstein für einen erfolgreichen Start in Ihre Selbstständigkeit zu legen. Dabei ist es besonders wichtig, dass Sie Mitarbeiter und Mandanten für sich begeistern.

Was ist eine überleitende Tätigkeit?

Usus nach einem erfolgreichen Vertragsschluss ist eine überleitende Tätigkeit, die im Kaufpreis inbegriffen ist. Also ein Zeitraum von sechs bis zwölf Monaten, in denen der scheidende Kanzleiinhaber Ihnen über die Schulter schaut.

Das Ziel: Sie bestmöglich einarbeiten. Der Senior sollte in diesem Rahmen seine jahrzehntelange Erfahrung mit Mandanten und Angestellten weitergeben. Schließlich kennt er die unterschiedlichen Persönlichkeiten am besten.

Gutes Verhältnis zum Senior

Voraussetzung für eine überleitende Tätigkeit ist, dass Sie auch auf persönlicher Ebene gut mit dem Senior zurechtkommen. Bringen Sie Verständnis auf, wenn es ihm schwerfällt, sich von seinem Lebenswerk zu trennen. Gleichzeitig sollte klargestellt sein, dass Sie ab sofort das Sagen haben.

Ein Tipp: Bestehen Sie darauf, dass Sie und nicht der Senior die Bearbeitungsfolge festsetzen – also zu erledigende Aufgaben priorisieren und verteilen. Die Fachkräfte können sich so schon einmal an Ihre Arbeitsweise gewöhnen.

Mitarbeiter stehen an erster Stelle

Ihr wertvollstes Kapital sind Ihre Angestellten. Umso entscheidender ist es, dass diese hinter Ihnen und Ihrer Vision stehen. Viele Nachfolger nehmen sich deswegen zuerst Zeit für Ihre Fachkräfte. Vieraugengespräche in entspannter Atmosphäre sind ein probates Mittel, um Ihr Personal kennenzulernen.

Bei dieser Gelegenheit können Sie auf Fragen eingehen, die sie angesichts der Übernahme beschäftigen. Welche Veränderungen sind geplant? Muss ich mir Sorgen um meinen Arbeitsplatz machen? Im beschriebenen Rahmen können Sie Ihre Mitarbeiter auch nach ihren Verbesserungsvorschlägen fragen.

Personal für sich gewinnen

Wenn Sie Anregungen zeitnah umsetzen, vermitteln Sie einen positiven Eindruck. Ein Beispiel: In der Kanzleiküche gibt es lediglich eine in die Jahre gekommene Filterkaffeemaschine. Drücken Sie den Mitarbeitern Ihre Wertschätzung doch einfach durch einen neuen Kaffeevollautomaten aus. 

Geht es um eine Veränderung der Arbeitsweise, sollten Sie den Fachkräften ausreichend Zeit geben. Falls Sie von heute auf morgen alle Kanzleiprozesse umkrempeln wollen, stoßen Sie vermutlich auf großen Widerstand und Unverständnis.  

Antrittsbesuche bei A-Mandanten 

Neben Mitarbeitern ist es ebenso von Bedeutung, Mandanten für sich zu gewinnen. Gezielte Information ist hier ein Schlüsselbegriff. Die Kunden sollten nämlich erst einmal in Kenntnis über den Führungswechsel gesetzt werden – je nach Wichtigkeit der Mandate auf unterschiedliche Weise.

Die überleitende Tätigkeit eignet sich bestens dafür. A-Mandanten können Sie gemeinsam mit Ihrem Vorgänger vor Ort besuchen. So minimieren Sie das Risiko, dass umsatzstarke Kunden abspringen. Wenn Sie sich im Vorfeld des Außentermins mit der Entwicklung des Mandats und den aktuellen Zahlen auseinandersetzen, können Sie mit Ihrem Wissen punkten.

Alle weiteren Kunden gezielt informieren

Eine andere Möglichkeit: Gehen Sie durch einen Anruf aktiv auf langjährige Mandanten zu und fragen Sie bei dieser Gelegenheit nach dem generellen Beratungsbedarf.

Für alle übrigen Kunden reicht ein kurzer Brief vollkommen aus, in dem Sie über den Verkauf der Kanzlei informieren. Außerdem können Sie Ihre Freude auf eine gute Zusammenarbeit ausdrücken.

Sonja Schumergruber

Sonja Schumergruber, Redakteurin Steuerberaterseite.de

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3-teilige Serie: „Kanzleikauf“

In unserer Artikelreihe zeigen wir Ihnen, wie der Kauf einer Steuerkanzlei idealtypisch abläuft. In drei Teilen erfahren Sie, worauf es bei einer Kanzleiübernahme ankommt – von der Suche nach Ihrer Wunschkanzlei bis zu den ersten Monaten als Nachfolger. 

 Teil 1: Die Suche nach der Wunschpraxis

 Teil 2: Finanzierung und Rechtliches

 Teil 3: Die ersten Monate als Nachfolger